Digitales Archivieren & Verwalten von Dokumenten – Spezial-App oder Bordmittel?

Dokumente scannen in der Apple Notizen-App
Dokumente scannen in der Apple Notizen-App

Bisher habe ich kaum Rechnungen / Dokumente digitalisiert, die in gedruckter Form vorliegen. Da ich das künftig jedoch machen will, begann ich mich damit zu beschäftigen. Um herausfinden, ob ich eine spezialisierte App benötige oder ob Bordmittel – in meinem Fall die Apple Notizen – ebenso ausreichen …

Wie ich mir den Ablauf so vorstelle, lässt sich mit ein paar Sätzen beschreiben. Ich will gedruckte Rechnungen / Dokumente nachträglich digitalisieren und gemeinsam mit bereits digital vorhandenen Dokumenten sammeln. Ich will alles zentral an einem Ort erledigen. Ich will die Dateien mit Schlagwörtern versehen, damit ich sie bei Bedarf zügiger finde. Dabei ist die Anzahl der Rechnungen / Dokumente überschaubar. Was ich nicht benötige: Texterkennung via OCR sowie Verschlüsselung. 

1. Versuch: Docutain als spezialisierte App

In einem ersten Schritt sah ich mir an, was so eine spezialisierte App leistet. Da ich keine Abos bei Apps mag, ignorierte ich gleich mal Scanbot. Da ich mit dem Datenschutz bei Readdle nicht zufrieden bin, fiel auch Scanner Pro durch den sprichwörtlichen Rost. Deshalb installierte ich Docutain, das sich kostenlos ausprobieren und bei Gefallen durch einen einmaligen Betrag auf Pro hochrüsten lässt.

Die App taugt(e) mir. Guter Datenschutz, optionale Synchronisation via Cloud (auch ownCloud & Nextcloud) und auf Wunsch lokale Verschlüsselung sowie OCR-Texterkennung. Die App kann aber viel mehr, als ich für meine bescheidene Nutzung brauche. Da ich verstärkt versuche möglichst wenige unterschiedliche Services zu verwenden, probierte ich deshalb aus, ob ich es auch mit Bordmitteln umsetzen kann. In meinem Fall via Apple Notizen und/oder Dateien.

Angemerkt: Eine Alternative zu Docutain wäre noch Prizmo. Ebenso per Einmalkauf anschaffbar.

2. Versuch: Mit Apple Notizen probiert

Da ich minimalistische Anforderungen habe, machte ich den Versuch mit den Apple Notizen unter iOS 13 / iPadOS. Die App verwende ich eh schon zum Schreiben der Geschichten und zum Anlegen von Notizen. Somit könnte ich gleich eine vorhandene App zusätzlich einsetzen. Am iPhone, iPad und am MacBook. Außerhalb der Apple-Welt besteht für mich kein Bedarf, denn sonst wäre die Ausgangslage anders gewesen.

Dokumente scannen in der Apple Notizen-App
Dokumente scannen in der Apple Notizen-App

Mein Ablauf schaut so aus: Ich habe einen eigenen Ordner angelegt, wo ich die digitalisierten Rechnungen sammle. Als Inhalt einer Notiz dienen dann Schlagworte, damit ich beim Suchen ohne viel Aufwand das Gewünschte finde. Zuletzt folgt dann das Dokument selbst, das ich mit der Kamera vom iPhone aufnehme oder importiere. Das Dokument wird dabei gelb markiert, analysiert und abgeknipst. Der Blickwinkel muss dabei nicht streng von oben sein, da die Software das Objekt passend ausrichtet. Bei Bedarf kann manuell nachjustiert werden.

Die Synchronisation erfolgt automatisch via iCloud, d.h. ich habe auf allen verwendeten Geräten den aktuellen Stand. Mitbenutzbar sind die Standard-Möglichkeiten wie beispielsweise als PDF exportieren, Teilen oder Drucken. Eine eigene Backup-Funktion ist nicht notwendig, da eh alles mehrfach vorhanden ist. Zudem habe ich ja noch die gedruckten Originale in einem Ordner.

Digitales Archivieren mit der Dateien-App
Digitales Archivieren mit der Dateien-App

3. Versuch: Mit der Dateien-App probiert

Ab iOS 13 lassen sich Dokumente auch gleich direkt in der Dateien-App einscannen. Dort gibt es einen neuen Menüpunkt “Dokument scannen”. Gespeichert wird ebenso als PDF. Der Speicherort ist frei wählbar – zum Beispiel in der iCloud, ownCloud oder Netxcloud. Das klappt in der Praxis pipifein und ist für meine simple Nutzung ebenso perfekt.

Ich verwende bevorzugt diese Möglichkeit. Denn sie liefert mir gleich PDFs und kann die Dokumente in meiner ownCloud speichern.

Digitales Archivieren & Verwalten von Rechnungen – mein Fazit

Das digitale Archivieren und Verwalten von Rechnungen klappt einwandfrei mit den Apple Notizen und Dateien. Ich verwende beide Möglichkeiten, abhängig davon ob ich das Für meine Nutzung völlig ausreichend. Und wenn ich künftig mal doch mehr damit erledigen will, dann schaue ich mir an, ob es ebenso mit der Kombi Notizen / Dateien klappt. Wenn nicht, dann stünden Docutain oder Prizmo bereit. Somit für mich zufriedenstellend als erledigt abgehakt.

5 Kommentare

  1. Hallo Helmut!
    Weil du Readdle in Verbindung mit dem Datenschutz erwähnt hast. Ich habe den Kalender von denen. Kannst du einen anderen Empfehlen?
    Danke!!
    Thomas

    1. Empfehlen kann ich nichts. Ich kann nur sagen, was ich verwende. Ich habe alle Termine bei mir in der ownCloud gespeichert. Und die lasse ich im Apple Kalender anzeigen. Somit hat kein Dritter Zugriff darauf. Ich muss das so machen, weil ich mich an die DSGVO halten muss.

  2. Hallo, mit der Notizen-App habe ich ebenfalls gearbeitet. Leider ist es aber nicht möglich, hier ein Backup der Inhalte zu machen, so wie bei GoodNotes. Deshalb verwende ich die Notizen-App nicht mehr.

      1. Hi,
        ich verwende Scannable zum einscannen der Thermopapierrechnungen. Speichert als pdf oder jpg. Scannable hat den Vorteil, dass man mehrer Scans zu einem pdf zusammenfassen kann.

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